Oficio
Un oficio es un documento que tiene la función de
comunicar una resolución, dictamen, acuerdos, órdenes, informes o
disposiciones.
Casi cualquier institución puede emitir oficios,
desde instituciones escolares, gubernamentales, sindicatos y asociaciones
civiles.
Las partes fundamentales de un oficio son las
siguientes:
- Membrete.- Este es para dar a
conocer la empresa o dependencia.
- Fecha.- Esta es la que da
vigencia al trámite.
- Lugar (puede ser opcional)
- Número.- Este es un indicativo,
generalmente es un folio.
- Destinatario.- Es la persona o personas
que están destinadas a recibir el documento.
- Asunto.- Es la esencia misma del
documento y siempre debe de existir.
- Referencia.- Esta es necesaria cuando
el oficio requiere de constataciones.
- Cuerpo
o texto.-
Es el mensaje que se quiere comunicar.
- Despedida.- Esta puede ser formal o
informal, pues esta aplica obligada pero cambia dependiendo del documento.
- Firma.- Se escribe la rúbrica a
mano del responsable o responsables.
- Anexo.- Este se puede usar o no,
siempre dependerá del asunto y se utilizan o al encargado.
Ejemplo de oficio
simple:
OFICIO NUM. 11 847 /
09 HB
CARACAS, VENEZUELA, 11 DE MARZO DE 2010
Señor Gerente de la Oficina Mayor Ejemplode y CIA:
Marcelo Ruival Gómez
Asunto: Denuncia
privada por reiterados abusos de poder.
Referencia: 578 CSDHB534
A través de la presente quiero hacer llegar mi profunda molestia y queja
personal por los graves hechos ocurridos el pasado día viernes 12 de julio en
horario nocturno en las inmediaciones de la empresa, más precisamente en sus
fondos cubiertos.
La seguridad de la empresa en cuestión se hizo presente y actuaron de forma
incorrecta. Los hechos no meditaban tales reprimendas y no se volvieron más
tarde a aparecerse por el edificio de la empresa. Afortunadamente pasó por el
lugar el Inspector Mayor de personal, que mediante su buena voluntad logró
zanjar los problemas y convenció a los guardias a deponer sus negativas
actitudes.
Adjuntamos otros testimonios de testigos presentes en el lugar y cintas de
videos con las grabaciones correspondientes.
Reciba un cordial saludo, atentamente
Dirección General
Ejemplode.com y CIA
Marcelo Ortega y Venancio
1.- Oficios administrativos.- Son
usados en las empresas para realizar comunicados o para constatar trámites o
acatos.
2.- Oficios de transcripción.- Estos
pueden notificar resoluciones y deben de contar con una transcripción del
documento a notificar.
3.- Oficios múltiples.- En estos
oficios se entrega información de una o varias personas o se entrega a varias
personas. La función es sólo abarcar a más de una persona.
Ejemplo
de oficio administrativo:
Tejidos Guarrido S.A de C.V
Av. Indio Triste Col. Evolución
Estado de México
Referencia: 578 CSDHB534
Oficio: 2256
Asunto: Venta de material
México D.F a 10 de febrero de 2015
C Gerente Ejemplode y CIA, Rubén
Torres Gómez
Se le comunica con la presente que se ha vendido un total de 300 conos de hilo.
Esperamos que sean entregados en tiempo y forma en el transcurso de la semana.
Reciba un cordial saludo, atentamente
Dirección General
Tejidos Guarrido S.A de C.V
Ejemplo
de oficio de transcripción:
Colegio Valente Pérez S.C
Expediente 5567/2015
Alumno: José Rosendo Núñez R.
Asunto: Beca
Sr. Padre de familia, le comunicamos
que el alumno al rubro ya recibido el beneficio de la beca que otorga este
colegio, y usted deberá presentarse a la brevedad para poder realizar los
trámites correspondientes.
Cito: “…Firma del documento de
aceptación y constatación de necesidad de beca por parte del padre o tutor…”
Sin más por el momento
Colegio de profesores
Presidente. Leonel Torres Lino
Firma
Ejemplo
de oficios múltiples:
Consejo Judicial
Gobierno de la Ciudad de México D.F
Asunto: Comunicado
Fecha: 10 de febrero de 2015
Emisor: Consejo de transporte
Receptores: Ana María Pérez Rodríguez y/o Ricardo Vargas Gutiérrez
Con el presente se les comunica que
pueden pasar a recoger el vehículo descrito como Nissan Platina Color Rojo
placas rpe2145, que ha sido dado de alta en la dirección de tránsito.
Al haberse cubierto la multa
correspondiente se puede pasar a recoger el vehículo.
Así lo establece el C. Director de
trasportes de esta ciudad para los efectos legales correspondientes de
conformidad con el artículo 45 del reglamento de la institución.
Atentamente
Carlos Rivero Saldaña
URL del artículo:
http://www.ejemplode.com/11-escritos/1244-ejemplo_de_oficio.html
Leer completo:
Ejemplo
de Oficio
Memorándum
El memorándum es la manera de
comunicar en forma breve asuntos de carácter administrativo a personas de una
empresa, institución o dependencia de gobierno.
Regularmente este documento se elabora en hojas de
papel media carta. También hay formatos que llevan impreso el nombre de
MEMORANDUM. (El plural de la palabra es variable y todos son correctos
Memoranda, Memorándums, Memorandos o Memorándumes).
Otra definición de sería: Un memorándum (memo
como se le conoce en el ambiente laboral) es un documento escrito que
es menos formal que la carta y se utiliza para el intercambio de información
entre áreas de una empresa con el objetivo de dar a conocer información diversa
como recomendaciones, instrucciones, disposiciones y más.
La estructura del documento consta de las
siguientes partes:
- Nombre(s)
de a quien se dirige
- Nombre(s)
del remitente(s)
- Fecha
- Asunto
- Escrito
redactado brevemente.
- Firma(s)
Ejemplo de memorándum
simple:
México, D. F. a ___
de ______ de _____.
EJEMPLO DE MEMORANDUM .COM, S. A. DE C. V.
Av. Vïa Memorando 45,
Col. Memorandum
Del. Benito Juárez,
México, D. F. C. P. 03900
Memorándum
Para: Mauricio del Moral, Director General
De: Luz María Durán
Asunto: Reunión de ventas
El área de ventas llevará a cabo su reunión mensual
el día 22 de Abril del 2008. En la reunión se discutirán los temas
referentes al incremento de ventas que se ha alcanzado en el último trimestre.
Es muy importante contar con su presencia.
Saludos a UD.
Atentamente
Luz María Durán
Gerente Ventas
Ejemplo
de memorándum para comunicar algo:
México, D. F. a ___ de ______ de
_____.
Lic. Carlos Salvatierra Montano
Gerente de Relaciones Industriales
Presente
Le comunico que durante el período
del 10 al 31 de marzo próximo, se deberá revisar el Contrato Colectivo de
Trabajo con los integrantes del Comité Ejecutivo de la Sección XXIV del
Sindicato de Trabajadores de la República Mexicana, por lo que, deberá
tener contemplado las estrategias de incremento de sueldo y prestaciones,
previa consulta con el suscrito.
Atentamente
El Gerente de Planta Suroeste
Ing. Armando Astudillo Ruiz
Ejemplo
de memorándum con llamada de atención por llegar tarde:
México D.F. a 11 de enero de 2012
Memorándum
C. Arturo Penichino Rosales.
Ejecutivo de ventas
P r e s e n t e
Con la presente, se le hace un llamado de atención debido a inclumpir con el
horario de trabajo al presentarse un retardo en la llegada a la hora estipulada
en su contrato.
Este es el primer llamado y de continuar inclumpliendo con la hora de llegada,
estará sujeto a una sanción económica.
Esperamos que solucione este inconveniente a la brevedad; contamos con su
disposición para ello.
C. Jefe de Personal
Lic. Juan Manuel Elizalde Pérez
Infoventaspersonales S.A de C.V.
Ejemplo
de memorándum por incumplimiento de entrega:
MEMORANDUM
Transportes Terrestres Padilla S.A de
C.V
C director General
Presente:
Por medio del presente, quien
suscribe Juan Julio Rivero Terreros, como ejecutivo autorizado, se le
hace de su conocimiento que no se ha recibido ninguna entrega en relación a la
mercancía adquirida el pasado 15 de mayo y que por medio de su empresa de
transportes se debió trasladar de la ciudad de Monterey Nuevo León a la ciudad
de México Distrito federal.
Aclaro plenamente que la transacción
de compra de mercancía consistente en ropa y calzado de piel, fue realizada por
nuestros ejecutivos radicados en esa ciudad y se aseguraron de que sus
empleados la recogieran.
Le recuerdo que la mercancía consta
de dos remolques con mercancía de piel y sus derivados.
Han pasado ya 14 días y no tenemos
noticia alguna de dicha mercancía, esperamos su pronta respuesta para tomar la
resolución correspondiente.
Aclaramos plenamente que se adquirió
y firmó la póliza que Transportes Terrestres Padilla S.A de C.V proporcionó
para garantizar dicha mercancía.
Esperamos una respuesta pronta en
relación al paradero de la mercancía esperando que se trate simplemente de un
inconveniente, además de que ya se les había hecho una solicitud de información
previa y su respuesta no ha sido satisfactoria.
México D.F. a 29 de mayo de 2015
Juan Julio Rivero Terreros
Ejecutivo de asuntos Jurídicos
URL del artículo:
http://www.ejemplode.com/11-escritos/6-ejemplo_de_memorandum.html
Leer completo: Ejemplo
de Memorándum
Circular
Una circular es un comunicado que tiene
la función de informar a personas de un círculo o lugar determinado.
Su uso se puede aplicar a casi
cualquier asociación, pero es en sentido directo usado en asociaciones empresas,
gobiernos, escuelas etc.
Son textos breves que informan en
términos generales eventos, circunstancias o hechos, en fin comunicados que se
deben de tomar en consideración.
Las circulares son una de las mejores
herramientas para comunicar noticias.
Ejemplo de circular
informativa:
León,
Gto., 2 de julio de 2008
CC. GERENTES DE ZONA PRESENTE
Con
fecha 10 de septiembre del año actual, toda la línea de acumuladores
cambiará de diseño e infraestructura interna, conforme las
especificaciones que se indican en los catálogos anexos a la presente
Circular, incrementándose precios de venta aproximadamente en un
21.5%.
Lo anterior se hace del conocimiento
de ustedes para que a la brevedad, distribuyan entre los concesionarios de esta
Empresa los pedidos pendientes y logremos agotar antes de la fecha citada los
inventarios actuales que existen en los almacenes centrales, con la
finalidad de poder sacar al mercado la nueva producción.
Atentamente
EL GERENTE DE PRODUCCIÓN
ING. PANFILO G. ACOSTA JIMENEZ
DIRECCIÓN GENERAL
Ejemplo de circular de
condominio:
Administración del edificio
A todos los vecinos, con el presente se
les informa que habrá una reunión de vecinos para discutir los cambios y
movimientos que se deben realizar dentro del edificio, la reunión se llevará a
cabo en el pasillo central del edificio a las 9:00 P.M.
Se cuenta con su presencia.
Atte. Luis Pérez
López.
Ejemplo
de Circular a empleados:
Tlaxcala, Tlax., a 23 de
junio de 2015
AL PERSONAL DEL DEPARTAMENTO
DE VIGILANCIA
PRESENTE
A fin de adoptar las medidas
conducentes para preservar la seguridad interna de esta empresa, comunico
a ustedes que a partir de esta fecha, los integrantes de ese Departamento
deberán verificar que todos los empleados sin excepción porten su gafete de
identificación al entrar y salir de las instalaciones, así como durante
su permanencia dentro de las oficinas y demás áreas de trabajo. También es
obligación de todas las personas que ingresen al edificio, mostrar el
contenido de sus bolsas de mano, portafolios, maletas, etc. y en su caso
las cajuelas e interiores de sus vehículos.
Cualquier irregularidad que atente
contra las nor¬mas de seguridad, reportarla inmediatamente a la Gerencia de
Protección y Seguridad.
Atentamente,
El Director General
Ing. Luis Sánchez Taboada
LST '
Ejemplo de
circular de vecinos:
Administración del condominio
A todos los condóminos, por medio de
la presente se les informa que las nuevas normas aceptadas en la pasada reunión
del comité, se aplicarán a partir del próximo viernes 1 de noviembre de 2015.
Para mayor información favor de
comunicarse con la administración.
Attentamente,
Marco Galindo Galeana
Carta
Una carta formal es un documento
que requiere de cierta solemnidad, pues generalmente va dirigida a
instituciones, gobiernos, empresas, escuelas o a personas que requieren de
cierto respeto, teniéndonos que alejar del lenguaje cordial y enfocándonos al
lenguaje formal
Para redactar una carta formal se
necesitan una serie de conocimientos básicos, que son las reglas que debe
seguir toda buena redacción.
Una carta formal puede tener todos
o algunos de los siguientes elementos:
1. - (Obligado en la
correspondencia por correo)
2. - (Obligado y puede
encontrarse al inicio o al final)
3. - (Obligado, debe
colocarse para saber a quién va dirigida)
4. - (Este es opcional,
y es en los documentos más formales)
5. - (Es el saludo con
que se inicia la carta)
6. - (Transmite el
mensaje que se quiere comunicar)
7. - (Es indispensable
en correspondencia persona moral)
8. Nombre del firmante.-
(Es indispensable, va en la parte inferior)
9. - (Es la rúbrica de
la persona que autoriza la carta)
10. Categoría del
firmante.- (Es el cargo o circunstancia: Dr. Lic. Ing. Prof. etc.)
11. Datos adicionales.-
(Estos datos pueden referirse a anexos como: pagarés, documentos oficiales,
fotografías, talones, oficios etc.)
12. - (En la carta formal
es poco usada)
13. Referencias finales.-
(Estas son más usuales en la carta formal)
No todos los elementos son obligados, pero forman
parte de la carta formal y estos se aplican según la necesidad de cada carta.
Ejemplo de carta formal
de invitación a inauguración:
Guadalajara, 7 de
Octubre de 2010
Asunto: Pedido de concurrencia a Inauguración
Sr. Director Esteban Batista Alto
Director Principal de la empresa Ejemplode.com S.A.
Los trabajadores de la empresa Saudico S.A queremos invitarlo a Ud. y su
señora a que concurra a la próxima inauguración de nuestra nueva planta de
envasado. De esta forma queremos compartir con Ud. tan importante evento y
agradecer todas las atenciones prestadas por su compañía.
Como verá usted pronto, tan grato acontecimiento ya no es un sueño, es
una legítima realidad y nos agradaría mucho que se hiciera presente con
la compañía de su agrado.
Posterior a la recorrida de toda la planta, se realizarán importantes eventos y
shows por lo que habrán muchas sorpresas que nos gustaría compartir con todos
ustedes. El espectáculo culminará con un sorteo de una original obra de arte
donada por un artista de la zona y valorada en una cifra cercana a los 100.000
euros. Esperamos su grata concurrencia.
Saludos cordiales.
José Pedro Cebollita
Representante de los trabajadores de ejemplode.com
Informe
¿Qué es un informe?
Es un documento que se utiliza para dar a conocer el resultado de algún
trabajo. El texto del documento lleva capítulos, apartados,
conceptos específicos o simplemente el nombre de cada' información que se esté
efectuando. En muchas ocasiones quien solicita el informe proporciona un
formato especial.
Ejemplo de un informe:
INFORME DE VENTAS
Auto partes Martines S. A
Con el presente, le comunico las ventas de los últimos dos meses “Junio y
Julio” en los que las ventas aumentaron considerablemente, sobre todo en
lo que atañe a refacciones de frenos y transmisión.
Se obtuvieron 5000 refacciones de frenos para el modelo Tsuru de Nissan, de las
cuales se han vendido 4600, llegando casi a su totalidad.
Para los trámites necesarios, se anexa la documentación correspondiente a los
ingresos y egresos, así como copia del libro mayor.
De la misma marca y modelo de tener 8000 kits de afinación completa en
existencia, se han vendido en su totalidad, y contamos con pedidos por un total
de 6000 más, de los que solo falta entregar.
Recibimos 15 devoluciones por fallos en las piezas, las cuales se espera que
sean enviados 9 en cuanto se apruebe el trámite y se reembolso el dinero
correspondiente en los 6 restantes.
Para las comprobaciones correspondientes, mando los libros de ventas
correspondientes y las fichas de reembolso correspondientes.
México D.F. a 12 de enero de 2012.
(Firma)
Ing. Manuel Rincón Gamboa
Aquí otro ejemplo de
informe:
INFORME DE CONSEJO
De conformidad con el Artículo 6o. de los Estatutos
del Consejo de Administración de la Cía. de Telecomunicaciones,
S.A., con fecha 16 de julio de , se llevó a cabo la Junta de
Consejo 18, con la asistencia de 22 Accionistas y el Secretario de Actas y
Acuerdos, concretándose los siguientes Acuerdos por unanimidad:
1.- A partir del lo. de enero del año próximo
se incrementará el capital social de la empresa en $11,000,000.00
(ONCE MILLONES DE PESOS M.N.), para la construcción de una nueva
planta de componentes electrónicos en San Juan del Río, Qro., con una
aportación de $500,000.00 por cada uno de los 22 accionistas presentes.
2.- La Planta ubicada en Lagos de Moreno,
Jal., no cuenta con insumos secundarios producidos en la zona para la
manufactura de aparatos de telefonía celular, teniéndose que comprar y
trasladar desde el Distrito Federal, lo cual ha incrementado el costo de
fabricación, motivo por lo que, se acuerda el cierre de estas
instalaciones para trasladarlas en un plazo no mayor de tres años a Naucalpan,
Edo. de México, cuyo costo será estudiado y analizado por las Gerencias
de Producción y de Finanzas para ser presentado a este Consejo en la próxima
junta del lo. de septiembre próximo.
La junta se dio por terminada a las 20:00 horas del
mismo día, habiendo firmado todos los asistentes el acta correspondiente.
España,
Madrid., a 3 de Diciembre de 2009.
EL SECRETARIO DE
ACTAS Y ACUERDOS
LIC. PATRICIO ZUÑIGA BARRAGAN
