La correspondencia:
Es
el trato recíproco entre dos personas mediante el intercambio de cartas, esqueletas, tarjetas, telegramas, catálogos, folletos,
etc. En las empresas se considera que la
correspondencia es el alma del comercio y la industria.
Es
un medio de comunicación usado por el hombre desde hace
muchos años para comunicarse entre dos personas o individuos que están a larga
distancia o cerca con un motivo muy variado. A lo largo del tiempo se ha
perfeccionado sus normas y estilos, hasta llegar a nuestros
días que existe el e-mail, que es la forma más rápida de enviar y asegurarse
que la información llegue al destinatario.
Importancia de la correspondencia:
Es
un importante instrumento de comunicación escrita, es la parte intermedia entre
las relaciones cliente proveedor y el lazo que une la
mayor parte de transacciones comerciales.
De
ella depende el desarrollo de las operaciones comerciales; el éxito de un negocio,
una venta, por su eficiencia y rapidez han a que las
empresas aumenten el volumen de sus ventas.
Clasificación de la correspondencia:
La
correspondencia presenta una variedad de formas con características propias;
por tanto, dados su importancia, es necesario realizar una clasificación que
permita conocer la finalidad de cada uno.
·
Por el destino: Públicas
y Privadas
·
Publicas: contienen información general a través de medios de comunicación (prensa, radio, TV, Carteleras, pancartas.)
·
Primera clase: es toda correspondencia de carácter actual y personal su contenido es solo de
información: cartas, tarjetas, postales, documentos de negocios, periódicos, etc.
·
Segunda clase: Es toda correspondencia relacionada con bultos,
muestras, paquetes, cuya tramitación se realiza también por correo.
·
Por su tramitación: Postal
y Telegráfica
·
Postal: Cuando se acude a la oficina de correos para hacerla llegar a
su destino, se divide en:
·
Ordinaria: Es la que sigue curso normal a través del correo
·
Certificada: Cuando el remitente paga una tarifa doble y exige un
recibo para su entrega a su destinatario
·
Telegráfica: Es cuando la correspondencia se tramita ante las
oficinas del telégrafo
·
Por su puntuación: Abiertas,
Cerradas y Mixtas.
·
Abiertas: No llevan signo de puntuación en la fecha, dirección, firma, antefirma,
excepto en las abreviaturas.
·
Cerradas: Son las que llevan los signos de puntuación
·
Mixtas: Son las que combinan las Abiertas y Cerradas
·
Por su extensión: Largas
medianas y cortas
·
Largas: Cuando contienen mas de doscientas palabras
·
Medianas: Cuando contienen doscientas palabras
·
Cortas: Cuando contienen cien palabras
·
Por su Forma: Abarca
todos los tipos de correspondencia su diferencia está en redacción y
presentación
División de la correspondencia: La correspondencia se
divide en cuatro clases
·
Correspondencia comercial:
Se
refiere a la cruzada entre comerciantes, industrias, banqueros, etc. Y su finalidad es
promover y agilizar las diversas transacciones comerciales.
·
Correspondencia Familiar y amistosa:
La
finalidad de esta correspondencia es muy variada cualquier asunto particular
entre ella.
·
Correspondencia Oficial:
Se
refiere a la correspondencia cruzada entre los distintos organismos y oficinas
de los gobiernos nacionales, municipales, estadales, etc.
Es la cubierta de la carta y demás comunicaciones, cuya finalidad es protegerla de deterioro y facilitar su transporte. Los sobres de la correspondencia comercial, han de ser de la misma calidad del papel en que esta se escribe.
Clasificación de los sobres:
·
Por la forma:
·
Semicuadrado: Tiene las dimensiones casi iguales por cada lado.
·
Rectangulares: Tiene la base más larga que la altura
·
Por el tamaño:
·
Corriente: Sus dimensiones son 16 por 9.5cm.
·
Comercial: Sus dimensiones son 16 por 12cm
·
Oficial: Sus dimensiones son 23.5 por 12cm
·
Por su confección:
·
Con ventana: Son los que llevan la abertura o ventanilla cubierta
con papel transparente.
·
Sin ventana: Son todos los demás sobres
·
Por el medio de transporte:
·
Ordinarios: Son los que se transportan por vía terrestre marítima
o fluvial.
·
Aéreos: Son los que se transportan por vía aérea.
Normas para redactar sobres:
·
Datos del remitente:
Estos datos se
escriben en el ángulo superior izquierdo, a dos espacios del borde superior y a
dos espacios del borde lateral izquierdo. Este procedimiento se
omite en caso de que el sobre tenga impreso los datos del remitente.En algunos casos (Correspondencia Familiar) los datos del remitente se colocan en la pestaña del sobre.
·
Datos del destinatario:
Son
el nombre completo y dirección de
la persona a
quien se le envía la correspondencia. Estos datos se escriben una línea más
debajo de la mitad del sobre y a cinco espacios hacia la izquierda de su
centro.
·
Franqueo de la correspondencia:
Es
el pago que se hace en dinero por
conceptos de estampillas u otras estampaciones autorizadas por el Ministerio de
Hacienda.Carta:
Es una comunicación escrita, cuyo contenido tiene por finalidad transmitir informaciones o cumplir con algún requisito.
Clases de Cartas:
Se clasifican según las relaciones que se establecen con ellas:
·
Particular: Familiar, Social y Personal
·
Familiar: Tiene como finalidad la comunicación entre miembros
de familia o
parientes
·
Social: Tiene como finalidad hacer vida social, por ejemplo:
invitaciones, felicitaciones, presentaciones, etc.
·
Personal: Tiene como finalidad la comunicación entre personas
particulares o estas con oficinas publicas.
·
Comercial:
Tiene
como finalidad establecer, mantener o terminar negociaciones.
·
Oficial:
Tiene
como finalidad tramitación entre dependencias y entre estas y los particulares,
ejemplo: aprobación o rechazo de solicitudes.Cuerpo de la carta:
·
Introducción:
Son
las ideas preliminares que se exponen antes de entrar en materia.
Esta varía de acuerdo al contenido de la carta.
·
Ideas fundamentales o asunto:
Comprende
la idea o ideas centrales de la carta, preferiblemente sí a de tratar un solo
asunto; Sin embargo existen se ha de tratar un solo asunto; sin embargo existen
casos donde es posible relacionar varios asuntos. Cuando esto ocurre, es
recomendable colocarlos en orden de importancia y en párrafos separados.
·
Despedida.
Son
expresiones de cortesía, con las que se concluye la carta. En la despedida
puede recalcarse lo tratado en las ideas centrales. Estas deben relacionarse
tanto como el saludo como el texto de
la misma.
·
Antefirma:
Se
utiliza cuando la persona que envía lo carta lo hace a nombre y en
representación de otra, ya sea una entidad jurídica o persona natural.
·
Firma:
Se
refiere a la persona que se responsabiliza por lo expresado en la carta. Consta
de: firma autógrafa, reproducción del
nombre y apellido del firmante y el cargo o posición que este ocupa dentro
de la
empresa.Estilos de presentación de la carta:
Se refiere a las diversas formas en que se presentan las partes de las cartas comerciales. Los estilos de presentación son:
·
Bloque Extremo:
Este
estilo de presentación se caracteriza por tener todas las líneas de la carta a
partir del margen izquierdo.
·
Bloque:
Es
una variación de bloque extremo por cuanto la fecha, la despedida, antefirma y
firma se escriben del centro del papel hacia la derecha, mientras que las demás
partes de la carta se distribuyen igual que en el bloque extremo.
·
Semibloque o Bloque Modificado:
Es
el estilo de presentación más usual. Se caracteriza por tener escritas las
líneas de la fecha, despedida, antefirma y firmas; a partir del centro hacia la
derecha y la primera línea de cada párrafo va
sangrando con 5 o 10 espacios a partir del margen izquierdo.
·
Sangrado:
Se
caracteriza por llevar cada una de las líneas de la dirección en forma
escalonada, de la manera siguiente: cada línea comienza de 3 a 5 espacios más
adelante que la anterior excepción de la primera que comienza en el margen
izquierdo.Esta misma forma de disposición escalonada se repite en la despedida, antefirma, firma y cargo del firmante, a excepción de la despedida que se comienza a escribir del centro del papel hacia la derecha.
Conclusión
Después de haber finalizado el presente trabajo se puede concluir que es de vital importancia el uso y manejo de las cartas tanto en la organización como en la vida cotidiana.
La carta y la correspondencia son dos implementos muy importantes y sencillos, si se cumple con todos los pasos requeridos para su uso sin embargo en muchos casos no es utilizado correctamente, de manera que no es explotado todos los beneficios que nos pueden brindar este tipo de comunicación.
La correspondencia es el medio por el cual la carta o un objeto son enviados y hace que el mismo llegue a su destino y la carta es aquella que está dirigida a una persona con el fin de llevarle un mensaje.
Estas son importantes para el mundo empresarial ya que son de gran utilidad como ya sabemos el tipo de correspondencia más utilizada para el envío y recepción de comunicación entre distintos entes es el i-mail y para el envío de paquetes se suele utilizar la correspondencia terrestre o aérea ya que son métodos rápidos y de confiabilidad.
Ejemplo de correspondencia:
México D.F. 1 de marzo de 2011
Estimada Sofía:
Te escribo para enviarte un cordial saludo y saber cómo estás. Sé que la operación a la que fuiste sometida era peligrosa. Sin embargo, todo salió a la perfección y no hubo ningún problema con ella. Espero que te encuentres muy bien porque queremos poner en marcha el proyecto del que habíamos platicado antes de que sufrieras el accidente. Ya contamos con el presupuesto y los artículos del primer número, por lo que me gustaría saber si aún sigues interesada en formar parte de este proyecto y participar con nosotros. De verdad que nos daría mucho gusto ya que eres una persona muy talentosa que puede aportar cosas importantes a la revista.
Espero tu respuesta. Te mando un gran abrazo y muchos saludos. Espero que no veamos pronto.
Atte. María de la Cruz
No hay comentarios.:
Publicar un comentario