Oficio, memorándum, circular, carta, informe

Oficio

Un oficio es un documento que tiene la función de comunicar una resolución, dictamen, acuerdos, órdenes, informes o disposiciones.

Casi cualquier institución puede emitir oficios, desde instituciones escolares, gubernamentales, sindicatos y asociaciones civiles.

Las partes fundamentales de un oficio son las siguientes:

• Membrete.- Este es para dar a conocer la empresa o dependencia.
• Fecha.- Esta es la que da vigencia al trámite.
• Lugar (puede ser opcional)
• Número.- Este es un indicativo, generalmente es un folio.
• Destinatario.- Es la persona o personas que están destinadas a recibir el documento.
• Asunto.- Es la esencia misma del documento y siempre debe de existir.
• Referencia.- Esta es necesaria cuando el oficio requiere de constataciones.
• Cuerpo o texto.- Es el mensaje que se quiere comunicar.
• Despedida.- Esta puede ser formal o informal, pues esta aplica obligada pero cambia dependiendo del documento.
• Firma.- Se escribe la rúbrica a mano del responsable o responsables.
• Anexo.- Este se puede usar o no, siempre dependerá del asunto y se utilizan o al encargado.

Ejemplo de oficio simple:

OFICIO NUM. 11 847 / 09 HB
CARACAS, VENEZUELA,  11 DE MARZO  DE 2010

Señor Gerente de la Oficina Mayor Ejemplode y CIA:
Marcelo Ruival Gómez

Asunto: Denuncia privada por reiterados abusos de poder.
Referencia: 578 CSDHB534

A través de la presente quiero hacer llegar  mi profunda molestia y queja personal por los graves hechos ocurridos el pasado día viernes 12 de julio en horario nocturno en las inmediaciones de la empresa, más precisamente en sus fondos cubiertos.

La seguridad de la empresa en cuestión se hizo presente y actuaron de forma incorrecta. Los hechos no meditaban tales reprimendas y no se volvieron más tarde a aparecerse por el edificio de la empresa. Afortunadamente pasó por el lugar el Inspector Mayor de personal, que mediante su buena voluntad logró zanjar los  problemas y convenció a los guardias a deponer sus negativas actitudes.

Adjuntamos otros testimonios de testigos presentes en el lugar y cintas de videos con las grabaciones correspondientes.

Reciba un cordial saludo, atentamente

Dirección General Ejemplode.com y CIA
Marcelo Ortega y Venancio

1.- Oficios administrativos.- Son usados en las empresas para realizar comunicados o para constatar trámites o acatos.

2.- Oficios de transcripción.- Estos pueden notificar resoluciones y deben de contar con una transcripción del documento a notificar.

3.- Oficios múltiples.- En estos oficios se entrega información de una o varias personas o se entrega a varias personas. La función es sólo abarcar a más de una persona.

Ejemplo de oficio administrativo:

Tejidos Guarrido S.A de C.V
Av. Indio Triste Col. Evolución
Estado de México

Referencia: 578 CSDHB534
Oficio: 2256
Asunto: Venta de material

México D.F a 10 de febrero de 2015

C Gerente Ejemplode y CIA, Rubén Torres Gómez
Se le comunica con la presente que se ha vendido un total de 300 conos de hilo.
Esperamos que sean entregados en tiempo y forma en el transcurso de la semana.

Reciba un cordial saludo, atentamente

Dirección General
Tejidos Guarrido S.A de C.V

Ejemplo de oficio de transcripción:

Colegio Valente Pérez S.C

Expediente 5567/2015
Alumno: José Rosendo Núñez R.
Asunto: Beca

Sr. Padre de familia, le comunicamos que el alumno al rubro ya recibido el beneficio de la beca que otorga este colegio, y usted deberá presentarse a la brevedad para poder realizar los trámites correspondientes.

Cito: “…Firma del documento de aceptación y constatación de necesidad de beca por parte del padre o tutor…”

Sin más por el momento

Colegio de profesores
Presidente. Leonel Torres Lino
Firma

Ejemplo de oficios múltiples:

Consejo Judicial
Gobierno de la Ciudad de México D.F

Asunto: Comunicado
Fecha: 10 de febrero de 2015
Emisor: Consejo de transporte
Receptores: Ana María Pérez Rodríguez y/o Ricardo Vargas Gutiérrez

Con el presente se les comunica que pueden pasar a recoger el vehículo descrito como Nissan Platina Color Rojo placas rpe2145, que ha sido dado de alta en la dirección de tránsito.

Al haberse cubierto la multa correspondiente se puede pasar a recoger el vehículo.

Así lo establece el C. Director de trasportes de esta ciudad para los efectos legales correspondientes de conformidad con el artículo 45 del reglamento de la institución.

Atentamente

Carlos Rivero Saldaña

URL del artículo: http://www.ejemplode.com/11-escritos/1244-ejemplo_de_oficio.html
Leer completo: Ejemplo de Oficio

Memorándum

El memorándum es la manera de comunicar en forma breve asuntos de carácter administrativo a personas de una empresa, institución o dependencia de gobierno.

Regularmente este documento se elabora en hojas de papel media carta. También hay formatos que llevan impreso el nombre de MEMORANDUM. (El plural de la palabra es variable y todos son correctos Memoranda,  Memorándums,  Memorandos o Memorándumes).

Otra definición de sería: Un memorándum (memo como se le conoce en el ambiente laboral) es un documento escrito que es menos formal que la carta y se utiliza para el intercambio de información entre áreas de una empresa con el objetivo de dar a conocer información diversa como recomendaciones, instrucciones, disposiciones y más.

La estructura del documento consta de las siguientes partes:

• Nombre(s) de a quien se dirige
• Nombre(s) del remitente(s)
• Fecha
• Asunto
• Escrito redactado brevemente.
• Firma(s)

Ejemplo de memorándum simple:

México, D. F. a ___ de ______ de _____.

EJEMPLO DE MEMORANDUM .COM, S. A. DE C. V.

Av. Vïa Memorando 45,
Col. Memorandum
Del. Benito Juárez,
México, D. F. C. P. 03900

Memorándum

Para: Mauricio del Moral, Director General
De: Luz María Durán
Asunto: Reunión de ventas

El área de ventas llevará a cabo su reunión mensual el día 22 de Abril del 2008. En la reunión se discutirán los temas referentes al incremento de ventas que se ha alcanzado en el último trimestre.

Es muy importante contar con su presencia.

Saludos a UD.

Atentamente
Luz María Durán
Gerente Ventas

Ejemplo de memorándum para comunicar algo:

México, D. F. a ___ de ______ de _____.

Lic.  Carlos Salvatierra Montano
Gerente de Relaciones Industriales
Presente

Le comunico que durante el período del 10 al 31 de marzo próximo, se deberá revisar el Contrato Colectivo de Trabajo con los integrantes del Comité Ejecutivo de la Sección XXIV del Sindicato de Trabajadores de la República Mexicana, por lo que,  deberá tener contemplado las estrategias de incremento de sueldo y prestaciones,  previa consulta con el suscrito.

Atentamente

El Gerente de Planta Suroeste
Ing. Armando Astudillo Ruiz

Ejemplo de memorándum con llamada de atención por llegar tarde:

México D.F. a 11 de enero de 2012

Memorándum

C. Arturo Penichino Rosales.
Ejecutivo de ventas
P r e s e n t e

Con la presente, se le hace un llamado de atención debido a inclumpir con el horario de trabajo al presentarse un retardo en la llegada a la hora estipulada en su contrato.

Este es el primer llamado y de continuar inclumpliendo con la hora de llegada, estará sujeto a una sanción económica.

Esperamos que solucione este inconveniente a la brevedad; contamos con su disposición para ello.

C. Jefe de Personal
Lic. Juan Manuel Elizalde Pérez
Infoventaspersonales S.A de C.V.

Ejemplo de memorándum por incumplimiento de entrega:

MEMORANDUM

Transportes Terrestres Padilla S.A de C.V
C director General
Presente:

Por medio del presente, quien suscribe Juan  Julio Rivero Terreros, como ejecutivo autorizado, se le hace de su conocimiento que no se ha recibido ninguna entrega en relación a la mercancía adquirida el pasado 15 de mayo y que por medio de su empresa de transportes se debió trasladar de la ciudad de Monterey Nuevo León a la ciudad de México Distrito federal.

Aclaro plenamente que la transacción de compra de mercancía consistente en ropa y calzado de piel, fue realizada por nuestros ejecutivos radicados en esa ciudad y se aseguraron de que sus empleados la recogieran.

Le recuerdo que la mercancía consta de dos remolques con mercancía de piel y sus derivados.

Han pasado ya 14 días y no tenemos noticia alguna de dicha mercancía, esperamos su pronta respuesta para tomar la resolución correspondiente.

Aclaramos plenamente que se adquirió y firmó la póliza que Transportes Terrestres Padilla S.A de C.V proporcionó para garantizar dicha mercancía.

Esperamos una respuesta pronta en relación al paradero de la mercancía esperando que se trate simplemente de un inconveniente, además de que ya se les había hecho una solicitud de información previa y su respuesta no ha sido satisfactoria.

México D.F. a 29 de mayo de 2015

Juan Julio Rivero Terreros
Ejecutivo de asuntos Jurídicos

URL del artículo: http://www.ejemplode.com/11-escritos/6-ejemplo_de_memorandum.html
Leer completo: Ejemplo de Memorándum

Circular

Una circular es un comunicado que tiene la función de informar a personas de un círculo o lugar determinado.

Su uso se puede aplicar a casi cualquier asociación, pero es en sentido directo usado en asociaciones empresas, gobiernos, escuelas etc.

Son textos breves que informan en términos generales eventos, circunstancias o hechos, en fin comunicados que se deben de tomar en consideración.

Las circulares son una de las mejores herramientas para comunicar noticias.

Ejemplo de circular informativa:

León,  Gto.,  2 de julio de 2008

CC. GERENTES DE ZONA PRESENTE

        Con fecha 10 de septiembre del año actual,  toda la línea de acumuladores cambiará de diseño e infraestructura interna,  conforme las especificaciones que se indican en los catálogos anexos a la presente Circular,   incrementándose precios de venta aproximadamente en un 21.5%.

        Lo anterior se hace del conocimiento de ustedes para que a la brevedad, distribuyan entre los concesionarios de esta Empresa los pedidos pendientes y logremos agotar antes de la fecha citada los inventarios actuales que existen en los almacenes centrales,  con la finalidad de poder sacar al mercado la nueva producción.

Atentamente

EL GERENTE DE PRODUCCIÓN
ING.   PANFILO G.   ACOSTA JIMENEZ
DIRECCIÓN GENERAL

Ejemplo de circular de condominio:

Administración del edificio

A todos los vecinos, con el presente se les informa que habrá una reunión de vecinos para discutir los cambios y movimientos que se deben realizar dentro del edificio, la reunión se llevará a cabo en el pasillo central del edificio a las 9:00 P.M.

Se cuenta con su presencia.

Atte. Luis Pérez López.

Ejemplo de Circular a empleados:

Tlaxcala,  Tlax.,  a 23 de junio de 2015

AL PERSONAL DEL DEPARTAMENTO
DE VIGILANCIA
PRESENTE

         A fin de adoptar las medidas conducentes para preservar la seguridad interna de esta empresa,  comunico a ustedes que a partir de esta fecha,  los integrantes de ese Departamento deberán verificar que todos los empleados sin excepción porten su gafete de identificación al entrar y salir de las instalaciones,  así como durante su permanencia dentro de las oficinas y demás áreas de trabajo. También es obligación de todas las personas que ingresen al edificio,  mostrar el contenido de sus bolsas de mano, portafolios, maletas,  etc. y en su caso las cajuelas e interiores de sus vehículos.

        Cualquier irregularidad que atente contra las nor¬mas de seguridad, reportarla inmediatamente a la Gerencia de Protección y Seguridad.

Atentamente,

El Director General
Ing.  Luis Sánchez Taboada
LST '

Ejemplo de circular de vecinos:

Administración del condominio

A todos los condóminos, por medio de la presente se les informa que las nuevas normas aceptadas en la pasada reunión del comité, se aplicarán a partir del próximo viernes 1 de noviembre de 2015.

Para mayor información favor de comunicarse con la administración.

Attentamente,

Marco Galindo Galeana

http://www.ejemplode.com/11-escritos/280-ejemplo_de_circular.html

Carta

Una carta formal es un documento que requiere de cierta solemnidad, pues generalmente va dirigida a instituciones, gobiernos, empresas, escuelas o a personas que requieren de cierto respeto, teniéndonos que alejar del lenguaje cordial y enfocándonos al lenguaje formal

Para redactar una carta formal se necesitan una serie de conocimientos básicos, que son las reglas que debe seguir toda buena redacción.

Una carta formal puede tener todos o algunos de los siguientes elementos:

1.    - (Obligado en la correspondencia por correo)

2.    - (Obligado y puede encontrarse al inicio o al final)

3.    - (Obligado, debe colocarse para saber a quién va dirigida)

4.    - (Este es opcional, y es en los documentos más formales)

5.    - (Es el saludo con que se inicia la carta)

6.    - (Transmite el mensaje que se quiere comunicar)

7.    - (Es indispensable en correspondencia persona moral)

8.    Nombre del firmante.- (Es indispensable, va en la parte inferior)

9.    - (Es la rúbrica de la persona que autoriza la carta)

10. Categoría del firmante.- (Es el cargo o circunstancia: Dr. Lic. Ing. Prof. etc.)

11. Datos adicionales.- (Estos datos pueden referirse a anexos como: pagarés, documentos oficiales, fotografías, talones, oficios etc.)

12. - (En la carta formal es poco usada)

13. Referencias finales.- (Estas son más usuales en la carta formal)

No todos los elementos son obligados, pero forman parte de la carta formal y estos se aplican según la necesidad de cada carta.

Ejemplo de carta formal de invitación a inauguración:

Guadalajara, 7 de Octubre de 2010

Asunto: Pedido de concurrencia a Inauguración

Sr. Director Esteban Batista Alto
Director Principal de la empresa Ejemplode.com S.A.

Los trabajadores de la empresa Saudico S.A  queremos invitarlo a Ud. y su señora a que concurra a la próxima inauguración de nuestra nueva planta de envasado. De esta forma queremos compartir con Ud. tan importante evento y agradecer todas las atenciones prestadas por su compañía.

Como verá usted pronto, tan grato acontecimiento ya no es un sueño,  es una  legítima realidad y nos agradaría mucho que se hiciera presente con la compañía de su agrado.

Posterior a la recorrida de toda la planta, se realizarán importantes eventos y shows por lo que habrán muchas sorpresas que nos gustaría compartir con todos ustedes. El espectáculo culminará con un sorteo de una original obra de arte donada por un artista de la zona y valorada en una cifra cercana a los 100.000 euros. Esperamos  su grata concurrencia.

Saludos cordiales.

José Pedro Cebollita
Representante de los trabajadores de ejemplode.com

Informe

¿Qué es un informe?
Es un documento que se utiliza para dar a conocer el resultado de algún trabajo. El texto del documento lleva capítulos,  apartados,  conceptos específicos o simplemente el nombre de cada' información que se esté efectuando. En muchas ocasiones quien solicita el informe proporciona un formato especial.

Ejemplo de un informe:

INFORME DE VENTAS

Auto partes  Martines S. A

Con el presente, le comunico las ventas de los últimos dos meses “Junio y Julio”  en los que las ventas aumentaron considerablemente, sobre todo en lo que atañe a refacciones de frenos y transmisión.

Se obtuvieron 5000 refacciones de frenos para el modelo Tsuru de Nissan, de las cuales se han vendido 4600, llegando casi a su totalidad.

Para los trámites necesarios, se anexa la documentación correspondiente a los ingresos y egresos, así como copia del libro mayor.

De la misma marca y modelo de tener  8000 kits de afinación completa en existencia, se han vendido en su totalidad, y contamos con pedidos por un total de 6000 más, de los que solo falta entregar.

Recibimos 15 devoluciones por fallos en las piezas, las cuales se espera que sean enviados  9 en cuanto se apruebe el trámite y se reembolso el dinero correspondiente en los 6 restantes.

Para  las comprobaciones correspondientes, mando los libros de ventas correspondientes y las fichas de reembolso correspondientes.

México D.F. a 12 de enero de 2012.

(Firma)
Ing. Manuel Rincón Gamboa

Aquí otro ejemplo de informe:

INFORME DE CONSEJO

De conformidad con el Artículo 6o. de los Estatutos del Consejo de Administración de la Cía.  de Telecomunicaciones,  S.A.,  con fecha 16 de julio de ,   se llevó a cabo la Junta de Consejo 18,  con la asistencia de 22 Accionistas y el Secretario de Actas y Acuerdos,  concretándose los siguientes Acuerdos por unanimidad:

1.- A partir del lo.  de enero del año próximo se incrementará el capital social de la empresa en $11,000,000.00   (ONCE MILLONES DE PESOS M.N.),   para la construcción de una nueva planta de componentes electrónicos en San Juan del Río, Qro.,  con una aportación de $500,000.00 por cada uno de los 22 accionistas presentes.

2.- La Planta ubicada en Lagos de Moreno,  Jal.,  no cuenta con insumos secundarios producidos en la zona para la manufactura de aparatos de telefonía celular,  teniéndose que comprar y trasladar desde el Distrito Federal,  lo cual ha incrementado el costo de fabricación,  motivo por lo que,  se acuerda el cierre de estas instalaciones para trasladarlas en un plazo no mayor de tres años a Naucalpan, Edo. de México,  cuyo costo será estudiado y analizado por las Gerencias de Producción y de Finanzas para ser presentado a este Consejo en la próxima junta del lo. de septiembre próximo.

La junta se dio por terminada a las 20:00 horas del mismo día,  habiendo firmado todos los asistentes el acta correspondiente.

España, Madrid.,  a 3 de Diciembre de 2009.

EL SECRETARIO DE ACTAS Y ACUERDOS
LIC.   PATRICIO ZUÑIGA BARRAGAN